Guía
Excel vs sistema de gestión: hasta dónde llega la planilla
Nadie tiene el padrón en Excel por vago. Lo tiene porque funciona: es gratis, lo entiendes y no te obliga a aprender nada. El problema aparece más tarde, y siempre por el mismo lado.
| Ficha Fit | Planilla de Excel | |
|---|---|---|
| Costo | ARS 30.000 por mes en Argentina (en otros países, USD 20 por mes), todo incluido | Gratis |
| Está en el mostrador | Sí, en el celular del que atiende | Sólo donde está el archivo |
| Historial de cobros | Cada cobro con fecha y quién lo tomó | Se pisa la celda del mes anterior |
| Cuánto tendría que haber entrado | Calculado, porque la cuota se devenga sola | Hay que armar la fórmula y mantenerla |
| Avisa sin que preguntes | Deuda y riesgo de baja en el panel | No: la planilla contesta, no pregunta |
| Varias personas a la vez | Sí, con usuario y permisos propios | Dos versiones o fórmulas rotas |
| Se lleva los datos | CSV desde cada pantalla | El archivo es tuyo |
Lo que Excel hace bien
Empecemos por lo justo: para menos de cincuenta personas, una planilla ordenada con nombre, teléfono, plan y una columna por mes resuelve el 80% del problema y no cuesta un peso. Si estás ahí, quédate ahí. Cambiar de herramienta antes de tiempo es trabajo sin beneficio.
Las cuatro cosas que una planilla no puede hacer
No son limitaciones de tu planilla: son limitaciones de cualquier planilla, porque una hoja de cálculo guarda el estado de hoy y no la historia de cómo se llegó.
- No está en el mostrador. El dato que hace falta cuando el socio está parado enfrente vive en la computadora de atrás, o en el celular de una sola persona. Si esa persona hoy no vino, el dato no existe.
- No sabe qué pasó. Pisas la celda de marzo con la de abril y marzo desapareció. No hay forma de reconstruir quién cobró qué, ni cuándo, ni cuánto se debía en junio.
- No avisa. Una planilla contesta preguntas; no las hace. El socio que hace tres semanas que no viene está ahí adentro, pero nadie lo va a ver salvo que se le ocurra ir a mirar.
- No la puede usar otro. En el momento en que dos personas la editan, o hay dos versiones, o hay una versión con las fórmulas rotas.
Las tres señales de que ya llegaste al límite
- Alguien preguntó "¿este pagó?" y tardaste más de diez segundos en contestar.
- Sabes cuánto dinero entró el mes pasado, pero no cuánto tendría que haber entrado.
- El que reemplaza al que atiende no puede cobrar solo porque no sabe quién debe.
Las tres son la misma señal: el sistema del local dejó de ser la planilla y pasó a ser la memoria de una persona. La memoria es rapidísima y no deja registro, que es exactamente el problema.
Cómo se pasa sin cargar todo de nuevo
Este es el miedo real y es razonable: nadie quiere tipear doscientos nombres. No hace falta. Excel y Google Sheets exportan a CSV, y un CSV se importa de una sola vez con nombre, teléfono, documento y fecha de ingreso.
Un consejo práctico: no intentes migrar perfecto. Sólo el nombre es obligatorio; el teléfono y el resto se completan solos a medida que la gente aparece. Migrar el 100% antes de empezar es la forma más común de no empezar nunca.
Y si igual quieres seguir con la planilla
Está bien, pero pídele a cualquier sistema que evalúes las dos cosas que la planilla sí te da y que se pierden fácil: que tus datos salgan en CSV cuando quieras, sin pedir permiso ni esperar a soporte, y que no te cobren por cantidad de socios, porque eso convierte crecer en un costo.
En Ficha Fit las dos están: exportas a CSV desde cada pantalla y el precio es uno solo sin límite de gente.
Preguntas frecuentes
Las que llegan antes de decidir. Si falta alguna, se contesta por WhatsApp, y todas juntas están en preguntas frecuentes.
¿Puedo importar mi planilla de Excel?
Sí. Se exporta a CSV desde Excel o Google Sheets y se importa de una vez, con nombre, teléfono, documento y fecha de ingreso. Sólo el nombre es obligatorio.
¿Y si tengo todo en un cuaderno de papel?
Se carga más rápido de lo que parece, porque no hace falta cargar todo: se carga el nombre y el resto se completa cuando la persona aparece por el local.
¿Con cuántos socios conviene dejar la planilla?
No hay un número exacto, pero alrededor de cincuenta se nota. Antes de eso la planilla alcanza; después empieza a fallar por el mismo lado siempre, que es no estar disponible en el mostrador cuando el socio está parado enfrente.
Si algún día me quiero ir, ¿me llevo los datos?
Sí, y conviene preguntárselo a cualquier sistema antes de entrar. Todo se exporta a CSV -socios, cuotas, cobros, caja, asistencias y reportes- desde un botón en cada pantalla.
Ficha Fit hace todo esto por ti
Reservas, clases, asistencia y cobros en una sola pantalla. El primer mes es gratis y completo.