Cómo se lleva un centro que trabaja con clases y cupos

Lo que aprendimos armando esto, escrito para quien tiene el centro y no para quien vende software. Se entiende sin usar Ficha Fit y no hace falta leerlo en orden. Los artículos que son de un solo país lo dicen en su tarjeta.

Elegir el sistema

Antes de contratar nada.

Cómo elegir un software para gimnasios: siete preguntas antes de firmar Casi todos los sistemas del rubro hacen lo mismo. Lo que los diferencia no está en la lista de funciones de la página de inicio: está en cómo cobran, en qué pasa cuando creces y en si puedes irte con tus datos. Los mejores software para gimnasios en Argentina, comparados de verdad Argentina Todos publican casi la misma lista de funciones, así que la lista no sirve para decidir. Lo que sirve es el precio, qué unidad se cobra y qué pasa cuando el local crece. Acá está eso, con la fuente de cada dato y diciendo en qué caso conviene el otro. Excel vs sistema de gestión: hasta dónde llega la planilla Nadie tiene el padrón en Excel por vago. Lo tiene porque funciona: es gratis, lo entiendes y no te obliga a aprender nada. El problema aparece más tarde, y siempre por el mismo lado. Cuánto sale un sistema de reservas para clases y qué mirar además del precio El precio de un sistema de reservas no es un número, es una fórmula: por cliente, por reserva, por sede, por usuario o por módulo. Lo que importa es qué hace esa fórmula cuando tu centro crece. Esta guía te da la cuenta para compararlos y dice cuánto sale Ficha Fit.

Clases, cupos y asistencia

La operación de todos los días.

Molinete o torniquete vs asistencia desde el celular: qué estás comprando en cada caso El torniquete no toma asistencia mejor: impide el paso. Son dos problemas distintos, y el segundo cuesta cien veces más que el primero. WhatsApp vs sistema de reservas: dónde se pierden los lugares El grupo de WhatsApp es gratis y lo usa todo el mundo. También es el motivo por el que hay clases que salen con dos lugares vacíos mientras cuatro personas quedaron afuera. App para reservar clases: cuándo hace falta y cuándo es una barrera Casi nadie quiere un ícono más en el teléfono. Lo que quiere el que busca una app para reservar clases es que su gente se anote sola, a cualquier hora y sin escribirle. Son dos cosas distintas, y confundirlas tiene un costo que no aparece en ningún reporte: las reservas que no ocurrieron. Reserva de clases con cupo: el lugar que se libera no se puede perder En un estudio con cinco reformers o dieciocho bicis, cada lugar vacío es dinero que no vuelve. El problema casi nunca es la reserva: es la cancelación que nadie llegó a cubrir. Cómo armar la grilla de clases: la ocupación manda, no la intuición En un estudio, un box o una academia, la grilla es el producto: el cliente no elige el local, elige el horario. Y casi siempre se arma una vez, de memoria, y después no se toca nunca más. Control de asistencia en gimnasios: sin torniquete y sin fila en la puerta Tomar asistencia y controlar el acceso son dos problemas distintos que se resuelven con cosas distintas y cuestan muy diferente. Confundirlos es la razón por la que hay torniquetes apagados en la puerta de medio país. Clases de localizada con reservas: el cupo lo ponen las mancuernas, no el salón La localizada es de las clases grupales que más se llenan y de las que peor se anotan: se da en gimnasios, clubes, centros de funcional y academias, casi siempre con una lista por WhatsApp. Acá va cómo ponerle cupo, cómo respetar a la gente de siempre y qué números mirar, con reservas desde un link. Clases de stretching con reservas: una clase chica donde cada lugar cuenta El stretching -o elongación, o flexibilidad- se da en escuelas de danza, estudios de yoga y pilates, gimnasios y hasta muros de escalada, casi siempre en grupos chicos y pegado a otra clase. Acá va cómo ponerle cupo, cómo separar niveles y cómo dejar de anotar por WhatsApp, con reservas desde un link. Política de cancelación de clases: la regla que evita la discusión Un lugar reservado y vacío es la pérdida más silenciosa de un centro con cupos: nadie la ve, no aparece en ninguna cuenta y pasa todos los días. La política de cancelación existe para eso, y lo que la hace funcionar no es la dureza de la regla sino que se aplique igual para todos. Cómo Ficha Fit maneja los turnos fijos en un estudio de pilates La alumna de pilates quiere «su» turno: el martes y el jueves a las 18, todas las semanas, sin entrar a anotarse cada vez. Un turno fijo se lo da, sin romper el cupo ni dejar al estudio con una clase llena de fijos. Así funciona, con un caso de seis reformers. Cómo Ficha Fit maneja los turnos fijos en un estudio de yoga En yoga no todo el mundo quiere el mismo horario todas las semanas: hay quien tiene «su» clase del martes y hay quien elige según el día. Los turnos fijos conviven con la reserva libre en la misma grilla, sin que unos le quiten la colchoneta a los otros. Cómo Ficha Fit maneja los turnos fijos en una academia de baile En una academia de danza el turno es el grupo: la clase de barre de los miércoles, el ballet de las nenas de las 17, la zumba de las 20. Los turnos fijos arman esos grupos de temporada sin que cada alumna tenga que reservar, y dejan lugar para la clase de prueba. Cómo Ficha Fit maneja los turnos fijos en una escuela de natación En una escuela de natación el cupo es físico: seis alumnos por andarivel y no hay séptimo. Los turnos fijos le dan a cada alumno su horario de la semana sin pasarse nunca del tope, y resuelven qué pasa cuando la pileta cierra. Cómo Ficha Fit maneja el horario fijo en un box de CrossFit o de funcional En un box hay horarios que se llenan siempre y atletas que entrenan a la misma hora hace años. El horario fijo les asegura el WOD de las 7 sin que reserven cada día, y deja cupo para el resto del box. No es para todos los horarios: es para los que se llenan. Clases de recuperación: cómo llevarlas sin planilla ni discusión «Me debes una clase» es la frase que más discusiones genera en un estudio. Una recuperación bien llevada no depende de la memoria de nadie: nace por una regla, se gasta por una regla y vence cuando el dueño lo decidió. Así lo resuelve Ficha Fit. Qué pasa cuando un cliente cancela una clase: todos los casos Cancelar una clase no es un evento, son siete: depende de si la persona tiene un pack o un turno fijo, de cuánto faltaba y de si había alguien en la lista de espera. Aquí está cada caso, con lo que hace Ficha Fit y lo que ve cada uno. Cómo reservan tus clientes sin descargar una app: el paso a paso «¿Y mis clientes tienen que bajarse algo?» es la primera pregunta de todo dueño. No: abren un link, escriben dos datos y tocan la clase. Este es el recorrido completo, pantalla por pantalla, para que sepas exactamente qué vas a pedirle a tu gente. Cómo Ficha Fit maneja el lugar fijo en una sala de spinning La clase de las 19 se llena en diez minutos y el socio que viene los lunes, miércoles y viernes quiere su lugar sin competir. Un lugar fijo le reserva la clase de cada semana, sin asignar una bici con número, y deja siempre algunas abiertas para el resto.

Cobranza y precios

Que el dinero entre, y saber cuánto falta.

Crecer y retener

Primero tapar el agujero, después abrir la canilla.

Retención de socios: la señal aparece tres semanas antes de la baja Cuando el socio te avisa que se da de baja, ya lo decidió. La conversación que servía era la de tres semanas antes, y en ese momento no había nada que te dijera que había que tenerla. Cómo conseguir más socios: primero tapar el agujero, después abrir la canilla Casi todos los locales que quieren más socios en realidad tienen un problema de bajas. Meter gente nueva en un balde agujereado es la forma más cara de quedarse igual. La clase de prueba gratis: cómo se organiza para que convierta Casi todos los centros ofrecen una clase de prueba y casi ninguno sabe cuántas se convierten en clientes. Es la herramienta de captación más barata que existe -la persona ya decidió venir- y se desperdicia por tres cosas: ocupa un lugar que no estaba previsto, nadie le explica nada, y después no la llama nadie.

Abrir un centro

La cuenta, la habilitación y los primeros noventa días, rubro por rubro.

Cómo abrir un gimnasio en Argentina: la cuenta, la habilitación y los primeros noventa días Argentina Un gimnasio no cierra por falta de socios: cierra por haber calculado mal cuántos necesitaba. La cuenta que decide el negocio se hace antes de firmar el alquiler y ocupa media hoja. Cómo abrir un estudio de pilates: la cuenta de los reformers Un estudio de pilates es el negocio más fácil de calcular del rubro y el que peor se calcula. Tienes cinco camillas: eso es todo lo que puedes vender, y el número sale antes de firmar el alquiler. Cómo abrir un box de CrossFit: afiliación, cupo y la cuenta del galpón Un box vende clases con cupo, no metros cuadrados. Y antes de firmar el galpón hay una decisión que cambia el nombre, el costo y el público: afiliarse o no. Cómo abrir un estudio de yoga: la grilla es el producto Un estudio de yoga necesita poco para abrir y mucho para llenarse. La inversión es baja; lo difícil es la grilla, que es lo único que el alumno mira antes de decidir si le sirve o no. Cómo abrir un gimnasio de calistenia: cobrar por algo que afuera es gratis La calistenia tiene un problema comercial que ningún otro rubro tiene: el que entrena en la plaza no paga nada. Todo el negocio se apoya en resolver por qué alguien pagaría, y la respuesta no es la estructura. Cómo abrir un gimnasio en México: el permiso, el aforo y las clases México Casi todo lo que se escribe sobre abrir un gimnasio habla del equipo, que es lo último que decide. Lo que decide es dónde -si la zona permite la actividad-, cuánta gente entra y qué pasa en las clases, que es donde el mexicano promedio decide si se queda o se cambia al de la otra cuadra. Cómo abrir un estudio de pilates en México: zona, equipo y horarios México El pilates reformer dejó de ser un nicho en las ciudades grandes de México y se llenó de estudios chicos, de cinco a diez camillas, que compiten en la misma colonia. Lo que separa a los que llenan de los que no es menos glamoroso de lo que parece: la zona, el horario y qué tan ordenada está la reserva. Cómo abrir un gimnasio en Colombia: los papeles y las clases Colombia En Colombia los requisitos para abrir un establecimiento están bastante estandarizados y se pueden listar sin adivinar. Lo que no está estandarizado es lo que viene después: cómo sostener la mensualidad en un mercado donde la gente se cambia de gimnasio con facilidad y donde la clase grupal es la que retiene. Cómo abrir un gimnasio en Chile: la patente empieza en el local Chile En Chile hay un trámite que condiciona todos los demás y que depende del inmueble y no de ti: la patente comercial municipal. Si el local no está en regla, no hay patente, y sin patente no hay gimnasio por más que el contrato de arriendo esté firmado. Cómo abrir un gimnasio en España: licencia, acústica y titulación España Abrir un centro deportivo en España se decide en tres mesas distintas: el ayuntamiento, que da la licencia o recoge la declaración responsable; la comunidad autónoma, que en varios casos regula quién puede dar clase; y el vecino de arriba, que es quien convierte el ruido en un expediente. Cómo abrir una academia de baile: el salón, los niveles y la grilla Una academia de baile se parece poco a un gimnasio y mucho a una escuela: hay niveles, hay edades, hay profesores que son el motivo por el que la gente viene, y hay una muestra de fin de año que ordena el calendario entero. Casi todo lo que se complica después se decide en los primeros dos meses. Cómo abrir un estudio de spinning: tantas bicis como lugares Un estudio de spinning vende exactamente tantos lugares como bicis tiene, y los vende casi todos a la misma hora. Lo que se decide antes de abrir es cuántas bicis, en qué horarios y quién da la clase. Cómo abrir un estudio de entrenamiento funcional: el grupo de ocho Abrir un estudio de funcional cuesta menos que un gimnasio, porque el material es poco y el espacio puede ser chico. Pero el costo grande no es el local: es el entrenador por grupo. Cómo abrir un gimnasio de boxeo: bolsas, niveles y vecinos Un gimnasio de boxeo necesita más espacio y más material que casi cualquier otro estudio de clases, y hace más ruido. Antes de firmar el alquiler conviene resolver tres cosas: el local, el material y qué vas a vender. Cómo abrir una academia de artes marciales: grupos y cinturones Una academia de artes marciales se parece menos a un gimnasio que a una escuela: grupos por edad y nivel, una grilla que se repite durante años y padres que preguntan por el progreso. Cómo abrir una escuela de natación: la pileta puede ser ajena Abrir una escuela de natación no obliga a construir una pileta: muchas alquilan carriles por hora en un club, un hotel o un natatorio. Elegir entre pileta propia y carril alquilado define toda la cuenta. Cómo abrir un estudio de pilates en Colombia: reformers y papeles Colombia En Colombia los trámites de un estudio de pilates son los de cualquier establecimiento abierto al público. Lo que cambia es la cuenta: cada reformer es un lugar, y el local decide cuántos puedes tener. Cómo abrir un centro de pilates en España: licencia, titulación y reformers España Abrir un centro de pilates en España mezcla tres capas: el ayuntamiento decide el local, la comunidad autónoma decide quién puede dar las clases, y la cuenta de los reformers decide si el centro se sostiene. Cómo abrir un estudio de pilates en Chile: la patente empieza en el local Chile En Chile la patente de un estudio de pilates depende del inmueble antes que de ti. Si el local no está recibido con un destino compatible, ninguna camilla lo arregla. Cómo abrir un estudio de pilates en Argentina: la habilitación y las camillas Argentina En Argentina la habilitación de un estudio de pilates es municipal y cambia de un lugar a otro. Lo que no cambia es la cuenta: cada camilla es un lugar, y en pesos hay que hacerla pensando en cómo vas a ajustar la cuota. Cómo abrir un box de CrossFit en México: el galpón, el uso de suelo y el cupo México Un box de CrossFit necesita altura, piso y espacio, y eso casi siempre significa una nave o una bodega. Lo que ese local tiene que tener antes de firmar la renta es el uso de suelo que permita un box.

Si ya estás eligiendo

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