Cómo Ficha Fit integra Mercado Pago en un estudio de pilates

Un mes de cobranza en un estudio de seis reformers

Imaginemos un estudio con seis reformers, cuatro clases por día y 48 alumnas con abono. La cobranza de hoy suena así: el día 1 las cuotas están vencidas, unas pocas alumnas pagan en efectivo en el mostrador, la mayoría transfiere y avisa por WhatsApp con una captura, y alguien del estudio dedica una tarde a comparar capturas con el homebanking.

Con Ficha Fit, la cuota de cada alumna se genera sola el día que corresponde, y la deuda aparece en su ficha y en Cobros. Lo que cambia con Mercado Pago es cómo se cierra esa deuda.

Primero se conecta la cuenta del estudio

Se hace una vez, desde Ajustes: el estudio conecta su cuenta de Mercado Pago, la misma en la que ya cobra. Desde ese momento Ficha Fit puede generar cobros a nombre del estudio, y la plata va directo a esa cuenta.

Un detalle útil: «Verificar conexión», en Ajustes, muestra de quién es la cuenta. Sirve para no cobrar por error en la cuenta personal de alguien.

El link para la alumna que se olvidó

El día 5 siguen debiendo seis alumnas. En Cobros se elige la cuota de cada una, «Link o QR de Mercado Pago», y se manda por WhatsApp con un toque, si la alumna tiene teléfono cargado. El link vale siete días y se paga en un solo pago.

Cuando la alumna paga, desde su celular y a cualquier hora, el cobro se registra solo contra esa cuota. Nadie del estudio abre el homebanking ni espera una captura, y la campanita del panel muestra el cobro aprobado.

El QR para el mostrador

Para la que viene a la clase y quiere pagar ahí, el mismo cobro se muestra como QR en la pantalla de la recepción. La alumna lo escanea con la cámara y paga desde su cuenta: no hace falta terminal de cobro ni posnet.

Débito automático para las alumnas de siempre (en Argentina)

Las alumnas con turno fijo, las que vienen los martes y jueves hace dos años, son las candidatas obvias. Se crea el débito con su mail, se le manda el link de autorización por WhatsApp y ella carga su tarjeta una vez en Mercado Pago. Desde ahí es Mercado Pago quien debita la cuota cada mes.

Dos precauciones. El importe del débito es fijo: si el estudio sube la cuota, los débitos viejos siguen con el importe viejo hasta que se cancelen y se creen de nuevo. Y conviene ofrecerlo primero a las alumnas regulares, en lugar de convertir todo el padrón de una.

Lo que se sigue anotando a mano

No todo pasa por Mercado Pago, y está bien. El efectivo y la transferencia se registran en el mostrador con su medio: el efectivo entra a la caja del día y lo demás queda anotado aparte, así el arqueo cierra. Los packs de clases se venden en el mostrador con el medio que use la alumna, y se descuentan solos cada vez que reserva.

Qué ve el estudio al final del mes

Quién pagó, con qué medio y quién debe, en una sola pantalla y sin cruzar capturas. Cada cobro queda con su medio en el historial y en el CSV, así que se puede ver cuánto entró por cada vía, que es lo que dice si vale la pena empujar más alumnas al débito automático.

Qué hace y qué no hace la integración, punto por punto, está en Mercado Pago en Ficha Fit. Y cuánto cobrar la clase, en cuánto cobrar las clases de pilates.