Cómo Ficha Fit maneja los turnos fijos en un estudio de pilates

Por qué en pilates el turno fijo es la norma

En un estudio de pilates la mayoría de las alumnas no elige cada semana: viene el martes y el jueves a las 18, con la misma instructora, hace meses. Ese hábito es lo que sostiene el abono y lo que mejor retiene, y también es lo que más trabajo da cuando hay que anotarlo a mano.

Pedirle a una alumna que reserve la misma clase todas las semanas es pedirle un trámite repetido. Y el día que se olvida, el reformer que consideraba suyo lo toma otra persona y empieza el reclamo. El turno fijo existe para que eso no pase.

Qué es un turno fijo en Ficha Fit

Es un lugar de la grilla que es de una persona todas las semanas. Se asigna una sola vez, desde su ficha, y desde ese momento la clase de su horario aparece reservada sola, semana tras semana, hasta la fecha de fin si la hay.

La clave del diseño es que un turno fijo no es un tipo de reserva aparte: se materializa como reservas comunes. Por eso el cupo, la lista de espera, la asistencia y el aviso de lugar liberado funcionan sin saber que existe. En Argentina se llama turno fijo; en el resto de los países, lugar fijo.

Un caso: seis reformers, martes y jueves a las 18

Un estudio con seis reformers y una clase de las 18 los martes y jueves. Así se arma:

• El horario dice cuántos lugares pueden ser fijos. En un horario de seis reformers, el estudio fija un máximo de cinco. La sexta cama queda siempre abierta.
• Se asignan cinco alumnas con turno fijo en martes y en jueves. Para cada una el sistema crea las reservas de las próximas semanas, con más margen del que ve el resto de la gente en el link, de manera que nadie le gana el lugar.
• La alumna ve su agenda en su link personal con la clase ya reservada. No tiene que hacer nada.
• La sexta cama queda para quien reserva desde el link, para quien llega a probar y para quien recupera una clase.

Todo esto cuenta para el cupo como cualquier otra reserva: nunca hay siete personas en seis reformers.

Cuántos lugares dejar abiertos

No hay un número mágico, pero sí una regla de criterio: si todos los lugares son fijos, la clase deja de existir para cualquiera que no sea ya alumna. No hay lugar para la clase de prueba, para la que recupera ni para la que se suma a último momento.

Un punto de partida: con seis reformers, hasta cinco fijos; con ocho, seis o siete. Después se ajusta mirando la ocupación real y la lista de espera, como se cuenta en cómo armar la grilla de clases.

Un cuidado: un horario al que no se le fijó un máximo admite fijos hasta su capacidad entera. Conviene poner el tope antes de asignar el primer turno.

Qué pasa si la alumna cancela

Una alumna con turno fijo cancela el martes. Cancelar se puede siempre, y el reformer se libera al instante para la lista de espera. Lo que cambia con el aviso:

• Avisó con la anticipación que fijó el estudio (por ejemplo, 2 horas): la clase le queda a su favor como recuperación y su turno sigue la semana siguiente. La clase cancelada no se vuelve a crear sola, pero la del martes siguiente no se toca.
• Avisó tarde: la clase se pierde, sin recuperación.

Un detalle que evita abusos: una clase fija cancelada sigue contando para las clases por semana de su plan, a tiempo o tarde. Si no, cancelar daría la recuperación y además liberaría cuota para anotarse en otra clase de más. La recuperación es lo que recibe a cambio, y se gasta cuando su cuota ya no alcanza.

El detalle de cómo se usa y cuánto dura una recuperación está en clases de recuperación en pilates y yoga.

Qué pasa si el estudio suspende una clase

Un feriado, un corte de luz o una instructora enferma dejan la clase del martes sin dar. El estudio la suspende y todas las alumnas que la tenían fija reciben una recuperación, sin importar cuánto aviso hubo: no es culpa de ellas. Quedan a su favor para anotarse en cualquier otra clase con lugar.

Cómo termina un turno fijo

Un turno fijo no se borra: se termina poniéndole una fecha de fin. Las reservas que quedan después de esa fecha se cancelan solas y corren la lista de espera; como el turno ya no cubre esas fechas, no generan recuperación. El historial de lo que la alumna usó se conserva.

Lo que el turno fijo no hace

• No asigna una cama con número. Reserva un lugar en la clase; qué reformer usa cada alumna lo ordena la instructora en la sala.
• No le saca el lugar a nadie. Si ese día alguien ya estaba anotado antes de que existiera el turno, ese día no se reserva.
• No supera lo que incluye el plan. Un turno fijo es una clase por semana: una alumna con un plan de dos clases por semana puede tener, como máximo, dos turnos fijos. Y sólo se asigna a quien está activa.
• No da recuperaciones con pase libre. Las recuperaciones son para planes con un tope de clases por semana: quien tiene pase libre no tiene nada que recuperar.