Guía
Cómo armar la grilla de clases: la ocupación manda, no la intuición
En un estudio, un box o una academia, la grilla es el producto: el cliente no elige el local, elige el horario. Y casi siempre se arma una vez, de memoria, y después no se toca nunca más.
El error de arranque: la grilla del local que te gusta
Copiarle la grilla al estudio que admiras es copiarle el barrio, que es lo único que no se puede copiar. Un local cerca de oficinas vive al mediodía y a las 18:30; uno de barrio residencial, a las 9:30 y a las 20; uno de zona universitaria, tarde.
La grilla inicial es siempre una hipótesis y hay que tratarla como tal: pocos horarios, bien cubiertos, y una fecha -sesenta días- para revisarla con datos en vez de con impresiones.
El cupo se calcula con el peor caso
El cupo no es cuánta gente entra parada: es cuánta puede hacer la clase de hoy sin compartir equipo ni esperar turno. Y se calcula con el día más exigente, no con el más liviano.
En un estudio de reformer el cupo es inapelable -cinco camillas son cinco-. En un box, el día de fuerza con racks entra bastante menos gente que un metcon con soga. En una academia de danza, depende del espacio por persona que necesita la coreografía.
Si el cupo se pone con el caso fácil, los días difíciles la clase se degrada, y la gente no se queja: deja de venir.
El cupo puede ser distinto por horario, y casi siempre conviene que lo sea. El de las 7 y el de las 19 no tienen por qué ser iguales.
Los dos números que corrigen la grilla
Después de dos meses, la grilla se corrige con datos y son dos, no diez:
- Ocupación por horario. El promedio del local no sirve para nada: esconde que las 19 revientan y las 15 están vacías. Horario por horario, durante ocho semanas, es lo que te dice qué duplicar y qué cerrar.
- Lista de espera por horario. Es el mejor dato del rubro y casi nadie lo mira. Una clase con lista de espera constante no es una clase llena: es demanda que se está yendo, y te está diciendo exactamente a qué hora abrir la próxima.
Los dos salen solos si las reservas están registradas. Si la grilla se maneja por WhatsApp, ninguno de los dos existe: hay una sensación, y la sensación siempre dice que hay que abrir más horarios.
Cuántos lugares dejar para los turnos fijos
Si el centro trabaja con turnos fijos, el cupo de cada horario se reparte en dos: los lugares que pueden ser de alguien todas las semanas y los que quedan abiertos. El lugar abierto lo usa quien recupera una clase, quien llega a probar y quien se anota a último momento. Si todos los lugares son fijos, la clase de las 18 se vuelve invisible para cualquiera que no sea ya alumno.
Una regla simple para arrancar: en un horario de seis reformers, como máximo cinco fijos; en uno de ocho, seis o siete. Después se ajusta con la ocupación real. En Ficha Fit cada horario dice cuántos de sus lugares pueden ser fijos, y un turno fijo nunca se pasa del cupo ni le saca el lugar a nadie que ya estaba anotado.
Cerrar un horario sin perder a la gente
Cerrar una clase vacía es lo correcto y es lo que más miedo da, porque los tres que iban son justamente los que te van a escribir. Se hace bien de una sola forma: avisando con dos semanas, con el horario alternativo ya elegido, y hablándole a esos tres por su nombre en vez de mandar un comunicado.
Lo que cuesta bajas no es cerrar el horario: es que la persona se entere llegando al local y encontrándose con la puerta cerrada.
Cuándo abrir un horario nuevo
La señal no es que «te pidan» un horario, que es lo que más se escucha y lo que peor predice. Las tres señales que sí funcionan:
- Lista de espera sostenida en el horario contiguo durante tres o cuatro semanas.
- Ocupación arriba del 85% en ese horario durante un mes. Por encima de ahí la experiencia ya se está degradando aunque nadie lo diga.
- Gente que reserva y no entra por cupo, medido y no recordado.
Abrir un horario por pedido de dos personas es la forma más común de tener una clase de dos personas durante seis meses, con el costo del profesor corriendo igual.
Preguntas frecuentes
Las que llegan antes de decidir. Si falta alguna, se contesta por WhatsApp, y todas juntas están en preguntas frecuentes.
¿Cómo sé si tengo que abrir un horario nuevo?
Por la lista de espera sostenida en el horario contiguo durante tres o cuatro semanas, o por ocupación arriba del 85% durante un mes. Que te lo pidan dos personas no es señal: es la forma más común de terminar con una clase de dos personas y el costo del profesor corriendo igual.
¿El cupo tiene que ser el mismo en todos los horarios?
No, y casi siempre conviene que no lo sea. El cupo depende del equipo disponible y del tipo de clase, así que el de las 7 y el de las 19 pueden ser distintos. Lo importante es calcularlo con el día más exigente y no con el más liviano.
¿Cómo se mide la ocupación de cada clase?
Con las reservas y las asistencias registradas. En Ficha Fit sale en el reporte de qué clase se llena, horario por horario, sin cargar nada aparte: es el mismo dato de la reserva. Si la grilla se maneja por WhatsApp ese número no existe, y la sensación siempre dice que hay que abrir más horarios.
¿Qué hago con una clase que quedó con tres personas?
Cerrala, avisando con dos semanas, con el horario alternativo ya elegido y hablándole a esas tres personas por su nombre. Lo que cuesta bajas no es cerrar el horario: es que alguien se entere llegando al local y encontrando la puerta cerrada.
¿Cuántos lugares conviene dejar como fijos en un horario?
Los que dejen siempre alguno abierto: uno de cada seis u ocho como mínimo. Ese lugar es el que usa quien recupera una clase o llega a probar. Si no dejas ninguno abierto, el horario deja de ser visible para quien no es alumno.
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