Guía
Reserva de clases con cupo: el lugar que se libera no se puede perder
En un estudio con cinco reformers o dieciocho bicis, cada lugar vacío es dinero que no vuelve. El problema casi nunca es la reserva: es la cancelación que nadie llegó a cubrir.
Por qué WhatsApp no alcanza
No es que sea informal: es que es de una sola dirección y no tiene estado. Nadie sabe cuántos lugares quedan salvo la persona que lleva la cuenta, y esa persona tiene que estar mirando el teléfono en el momento exacto en que alguien cancela.
Y ahí está la pérdida real. Una cancelación a las siete de la tarde para la clase de las ocho es una oportunidad de veinte minutos. Si el aviso pasa por una persona, ese lugar queda vacío casi siempre.
Las tres piezas de una reserva que funciona
- Cupo real por clase. No una capacidad general del local: cinco reformers son cinco, dieciocho bicis son dieciocho, y ocho lugares en el andarivel son ocho. Si el cupo no es exacto, la reserva no sirve para nada.
- Reserva sin cuenta. El cliente entra desde un link personal y reserva. Pedirle que se cree un usuario y recuerde una contraseña para reservar una clase de pilates es la forma más segura de que siga usando WhatsApp.
- Lista de espera que corre sola. Si la clase está llena, queda en espera con un número de puesto. Cuando alguien cancela, el primero entra automáticamente y le queda avisado. Sin esa promoción automática, la lista de espera es un papel que nadie mira.
La política de cancelación, que es una decisión de negocio
Conviene definir dos cosas y escribirlas: hasta cuándo se puede cancelar sin consecuencia -dos, cuatro, doce horas antes- y qué pasa si no cancela y no viene. La segunda es la incómoda y la que más ordena.
Una ventana muy corta llena la clase de ausentes; una muy larga hace que nadie reserve con anticipación. Para clases de alta demanda, entre dos y cuatro horas suele ser el punto donde la lista de espera todavía llega a cubrir el lugar.
En Ficha Fit cancelar se puede siempre; lo que fijas es la anticipación con la que la clase se devuelve (2 horas de entrada). Quien avisa a tiempo conserva la clase en su pack o, si tiene un turno fijo, la tiene a favor para recuperarla; quien avisa tarde la pierde. Si suspendes tú la clase, se devuelve siempre.
Hay una segunda regla, la de cuándo un lugar liberado deja de asignarse al primero de la lista y queda libre para todos (3 horas de entrada). Con más tiempo, entra el primero y le llega el aviso por mail. Con menos, el aviso les llega a los primeros de la lista y se queda el lugar quien llegue primero: así no se le regala el lugar a alguien que no va a leer el mensaje a tiempo.
Turnos fijos: cuando la reserva es siempre la misma
Hay clases donde la gente no elige cada semana, sino que tiene «su» horario: pilates, yoga, danza, la escuela de natación. Anotarse todas las semanas en lo mismo es trabajo para el cliente y un riesgo para el estudio, porque el día que se olvida, el lugar se lo lleva otro.
El turno fijo resuelve eso sin romper el cupo: se asigna una vez, la reserva de cada semana aparece sola y cuenta como cualquier otra, y cada horario limita cuántos de sus lugares pueden ser fijos para que siempre quede alguno abierto. Los detalles están en turnos fijos en un estudio de pilates.
Reserva obligatoria u opcional, según el rubro
No es lo mismo un gimnasio de sala, donde el socio entra cuando quiere y la reserva sólo aplica a spinning o funcional, que un estudio de pilates reformer, donde sin reserva no hay clase porque el aparato es el cupo.
Por eso en Ficha Fit la reserva es opcional u obligatoria según el rubro que eliges al crear la cuenta, y se puede cambiar después. Un box de CrossFit y una academia de danza arrancan con reglas distintas sin que tengas que configurar nada.
El link público, para el que todavía no es cliente
Aparte del link personal de cada cliente, el local tiene un link público de reservas que se puede poner en Instagram o mandar por WhatsApp. Sirve para la clase de prueba: la persona reserva sin ser socia todavía, y si quieres, esa reserva queda pendiente de aprobación antes de ocupar el lugar.
Preguntas frecuentes
Las que llegan antes de decidir. Si falta alguna, se contesta por WhatsApp, y todas juntas están en preguntas frecuentes.
¿El cliente tiene que instalarse una app?
No. Abre un link personal desde el navegador del celular y reserva. No hay cuenta, ni contraseña, ni descarga.
¿Qué pasa si la clase se llena?
Queda en lista de espera con un número de puesto. Si alguien cancela, el primero de la lista entra automáticamente y le queda avisado.
¿Puedo cobrar la clase suelta además de la cuota?
Sí. El cobro y la reserva son cosas distintas, así que puedes tener socios con cuota mensual y gente que paga por clase conviviendo en la misma grilla.
¿Sirve para una piscina con andariveles?
Sí, y es el mismo problema con otro nombre: el andarivel es el cupo. Se define cuántos lugares tiene cada horario y la lista de espera funciona igual.
¿Qué pasa si alguien cancela sobre la hora?
El lugar queda libre en la grilla y el aviso les llega a los primeros de la lista de espera: se lo queda quien llegue primero. Desde cuántas horas antes pasa eso, en lugar de asignarlo al primero de la lista, lo defines tú.
¿Se puede reservar un lugar fijo para quien viene siempre?
Sí, con un turno fijo (lugar fijo en la mayoría de los países). Se asigna desde la ficha, aparece reservado cada semana y nunca desplaza a nadie ni se pasa del cupo.
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