Qué pasa cuando un cliente cancela una clase: todos los casos

La regla de base: cancelar se puede siempre

Ficha Fit nunca bloquea una cancelación. La persona cancela desde su link, o el mostrador lo hace por ella, y el lugar se libera al instante. Lo que decide el aviso no es si puede cancelar, sino si la clase se devuelve.

Es un diseño deliberado: un botón de cancelar que se apaga una hora antes no hace que la persona venga, hace que no avise. Y un lugar liberado tarde sirve más que un lugar vacío que nadie sabía que estaba vacío.

Dos relojes que fija el centro

• La anticipación para devolver la clase (2 horas de entrada, se cambia en Planes). Quien cancela con al menos esa anticipación conserva la clase; quien cancela con menos, la pierde.
• La ventana de la carrera (3 horas de entrada, se cambia en Ajustes). Si falta más que eso, entra el primero de la lista de espera y le llega el aviso por mail. Si falta menos, el lugar queda libre para todos y el aviso les llega a los primeros de la lista: se lo queda quien llegue primero.

Los dos relojes son independientes. El primero protege al centro de las ausencias de último momento; el segundo evita regalarle un lugar a alguien que no va a leer el aviso a tiempo.

Caso por caso

• Tiene un pack y cancela a tiempo. La clase vuelve al pack. Si cancela tarde, no vuelve y el mensaje se lo dice: «se canceló con menos de 2 horas de anticipación».
• Tiene un turno fijo y cancela a tiempo. La clase le queda a favor como recuperación y su turno sigue la semana siguiente. Si cancela tarde, la pierde. En los dos casos esa clase sigue contando para las clases por semana de su plan.
• Tiene un plan y reservó sin turno fijo ni pack. El lugar se libera para la lista de espera. No hay clase que devolver, porque no hay saldo.
• Cancela el mostrador por la persona. La clase siempre se devuelve: el mostrador es quien decide y no se le aplica el reloj.
• El centro suspende la clase. Se devuelve a todos, a tiempo o no, y las personas con turno fijo reciben una recuperación.
• Cancela alguien que estaba en la lista de espera. No libera ningún lugar y no hay a quién avisarle. Si tenía un pack o una recuperación aplicada, la clase le vuelve siempre, porque nunca la usó.
• Cancela la clase que había reservado con una recuperación. A tiempo, el crédito vuelve a su saldo; tarde, se gastó.

Qué ve cada uno

• La persona que cancela ve un mensaje que dice qué pasó con su clase: «La clase volvió al pack», «Quedó una recuperación a favor» o «La clase no vuelve al pack: se canceló con menos de 2 horas de anticipación».
• El centro ve en la pantalla de la clase quién canceló y a qué hora, y puede aplicar una política de cancelación con el dato en la mano.
• El que sube de la lista de espera recibe un aviso por mail si tiene el mail cargado y el centro cargó su mail de contacto en Ajustes. Si no, el mostrador ve a quién conviene avisarle.

Cómo ponerlo por escrito

La regla funciona si es corta, tiene un número exacto y se escribe junto al botón de reservar: «cancelas hasta 2 horas antes y no pierdes la clase». El plazo correcto depende del rubro: de 2 a 4 horas en clases de gran cupo, de 6 a 12 en las chicas y de demanda alta.

Cómo elegir ese número, y qué hacer con quien no avisa, está en la política de cancelación de clases.