Clases de recuperación: cómo llevarlas sin planilla ni discusión

El problema de la clase que «me deben»

En un estudio con turnos fijos, la alumna falta una semana, avisa y espera poder recuperar. La instructora lo anota en un cuaderno, o en una planilla, o en la memoria. Dos meses después la alumna dice que le deben tres clases y el estudio recuerda dos.

La discusión no es sobre dinero: es sobre una cuenta que nadie lleva igual. Lo que la resuelve es que la cuenta la lleve el sistema, con reglas escritas antes de que pase.

La recuperación es un saldo que se calcula

En Ficha Fit una recuperación no es un contador al que se le suma y resta a mano. Cada reserva anota de cuál recuperación se gastó, y el saldo es lo que no tiene reserva asociada. Es la misma lógica que los packs de clases.

La diferencia importa porque un contador que se actualiza en cada cancelación, suspensión y ausencia termina desincronizándose, y una cuenta calculada no puede. Si hoy alguien pregunta cuántas recuperaciones tiene una alumna, la respuesta sale de las reservas reales.

Cuándo nace una recuperación

• Cancela a tiempo una clase de su turno fijo. A tiempo quiere decir con la anticipación que fijó el estudio, por ejemplo 2 horas. El turno sigue la semana siguiente.
• El estudio suspende la clase. Todas las alumnas con turno fijo en esa clase reciben una recuperación, sin importar el aviso.
• A mano, desde el mostrador. Para los casos que no entran en una regla: una clase que se perdió por un problema del estudio, por ejemplo. Cancelar desde el mostrador por la persona también la otorga siempre.

Una condición que hay que conocer: las recuperaciones son para quien tiene un plan con un tope de clases por semana. El pase libre no tiene nada que recuperar, porque no hay cuota que se pierda.

Cuándo se gasta

Una alumna con un plan de dos clases por semana tiene sus dos turnos fijos. Si cancela el martes a tiempo, ese martes sigue contando para su cuota de la semana (si no, cancelar daría una recuperación y además liberaría cuota para anotarse en otra clase de más). La recuperación se gasta cuando su cuota ya no alcanza.

Si quiere recuperar el viernes, esa sería su tercera clase de la semana: la cuota no alcanza, y entonces el sistema usa la recuperación. Esa reserva no cuenta contra la cuota, porque la recuperación es la autorización para pasarse. Dentro de la cuota, en cambio, no se toca ninguna.

Cuánto dura: la decisión del dueño

El estudio elige una de cuatro reglas, y vale para las recuperaciones que se otorguen desde ese momento:

• Sin vencimiento. La opción de entrada. Simple y generosa, pero las clases a favor se acumulan.
• Hasta fin de mes. Vence el último día del mes de la clase que no se dio.
• Unos días desde la clase que se perdió.
• Unas semanas desde la clase que se perdió.

El vencimiento se congela al otorgar la recuperación: cambiar la regla después no toca las que ya existen. Y se mide contra la fecha de la clase que se quiere recuperar, no contra el día en que se reserva. Si hace falta alargar una puntual, se puede desde la ficha.

Para un estudio de pilates o de yoga, «hasta fin de mes» o «ocho semanas» suelen ser equilibrados: lo bastante largos para que recuperar sea posible, lo bastante cortos para que no se junten tres meses de clases a favor.

Dónde se ve

• En la ficha de la alumna, en la pestaña de reservas.
• En la lista de clientes, con una solapa y una etiqueta para encontrar a quién le quedan clases pendientes.
• En el Panel, en un bloque aparte.
• En su propio link, donde ve «Clases para recuperar», de qué clase vienen y cuándo vencen. No tiene que preguntar en el mostrador.

Si cancela la clase que había pagado con una recuperación

Si la alumna reservó una clase con una recuperación y la cancela, el crédito vuelve a su saldo si cancela a tiempo; si cancela tarde, se gastó. Es la misma regla que para cualquier otra clase, aplicada al crédito.

La visión general de qué pasa en cada tipo de cancelación está en qué pasa cuando un cliente cancela una clase.