Guía
Pack de clases, abono mensual o pase libre: qué ofrecer y cómo se controla
Un centro con clases de cupo puede vender la clase de tres formas, y cada una protege algo distinto. La pregunta no es cuál es mejor sino cuál se puede controlar sin llevar cuentas a mano: un formato que depende de la memoria de alguien termina en discusión.
Tres formatos y lo que cada uno protege
- Abono mensual con un tope de clases por semana (una, dos, tres). Protege los ingresos previsibles y el hábito: quien viene dos veces por semana se queda más tiempo.
- Pase libre. Protege la simplicidad. Es el formato de los boxes y de los gimnasios con clases, y su riesgo es el uso desparejo: el que viene todos los días paga lo mismo que el que viene una vez.
- Pack de clases con vencimiento (el de 8, el de 12). Protege la caja por adelantado y le sirve a quien no puede comprometerse a un día fijo.
Cuándo conviene cada uno
En pilates y yoga, el abono con tope semanal es el formato central y el pack acompaña a quien viene suelto. En un box de CrossFit, el abono suele ser de pase libre o de tres veces por semana. En danza, la cuota mensual por grupo. En natación, la frecuencia semanal es el plan. En spinning, el pack es muy habitual porque la demanda es dispareja.
Los tres suelen convivir. La combinación que mejor funciona en un estudio es abono con días fijos para el regular y pack para el que ocupa los lugares que quedan; con números en cuánto cobrar las clases de pilates.
Cómo se controla el abono con tope
El plan dice cuántas clases por semana puede reservar cada persona, de lunes a domingo. La semana es la de la clase que se reserva, no la de hoy. Cuando la persona llega al tope, el link no la deja reservar otra esa semana. El mostrador sí puede anotarla, porque quien atiende decide.
La lista de espera no cuenta para el tope, y cuando alguien de la lista sube porque se liberó un lugar, tampoco pasa por el límite: es la lista del centro la que decide.
Cómo se controla el pack
El saldo de un pack no se guarda como un número que se resta: se calcula. Cada reserva anota de qué pack se gastó, y las clases usadas son las reservas que apuntan a él. Cuentan como usadas la reservada, la asistida, la ausente y la cancelada tarde. No cuentan las clases que suspendió el centro ni una espera de una clase que ya pasó.
Cada reserva gasta una clase, también un lugar en la lista de espera, para que quien suba tenga con qué pagarlo. El vencimiento se mide contra la fecha de la clase y no contra la de la reserva, y se gasta primero el pack que vence antes.
El pack también necesita una regla de cancelación
La clase vuelve al pack si la persona cancela con la anticipación que fijó el dueño (2 horas de entrada), si el centro suspende la clase o si la espera nunca entró. El mostrador siempre la devuelve. Con menos aviso, se pierde: usó un lugar que nadie más pudo usar.
Hay más sobre cómo escribir esa regla en la política de cancelación de clases.
Plan o pack: quién se rige por qué
Los dos no se combinan en la misma persona. Quien tiene una membresía activa con plan se rige por el plan, y su pack no se toca. Quien no tiene plan se rige por sus packs. Si el centro prende la opción de pedir un plan o un pack para reservar desde el link, quien no tiene ninguno de los dos no puede anotarse solo; apagada, quien nunca compró un pack reserva como siempre.
Un pack se vende desde el mostrador: se crea el cargo, el pack y el cobro en un paso, y el cajón solo se toca si entra efectivo.
Sumarle un turno fijo
El abono con tope se combina con un turno fijo para la persona que tiene «su» horario: la clase fija cuenta para el tope y queda reservada sola cada semana. Si cancela a tiempo, le queda a favor como recuperación, que es lo que recibe a cambio de la clase fija que no usó.
Eso es el abono con días fijos que describe turnos fijos en un estudio de pilates.
Preguntas frecuentes
Las que llegan antes de decidir. Si falta alguna, se contesta por WhatsApp, y todas juntas están en preguntas frecuentes.
¿Conviene que los packs venzan?
Sí. Un pack sin vencimiento se convierte en una deuda eterna que ocupa lugares cuando menos conviene. El vencimiento no es un castigo: es lo que hace que el pack pueda venderse.
¿Qué pasa si alguien tiene un plan y además un pack?
Se rige por el plan, y el pack no se toca. Los dos no se combinan en la misma persona.
¿Se puede vender un pack con efectivo y con otro medio?
Sí. El pack se vende con el medio que use la persona, y el cajón solo se toca cuando entra efectivo, para que el arqueo cierre.
¿El pack se paga con Mercado Pago?
Los packs se venden en el mostrador, con el medio de pago que use la persona. El link y el QR de Mercado Pago se generan por el importe de una cuota.
Ficha Fit hace todo esto por ti
Reservas, clases, asistencia y cobros en una sola pantalla. El primer mes es gratis y completo.